1. Inleiding

We vragen u, als gemeente Utrechtse Heuvelrug, op verschillende plekken om persoonsgegevens en/of informatie over uw woning of leefomgeving in het kader van de Duurzame wijk en het Lokaal Klimaat Akkoord (LKA). Op deze pagina vertellen we waarom we u om deze gegevens vragen, wat we er mee doen, met wie we uw gegevens delen en hoelang we data opslaan.

We vragen u om gegevens:

• bij het aanmaken van een account op heuvelrugdoetmeer.nl;
• bij het aanmelden voor activiteiten en aangeven van interesses;
• bij het inschrijven voor wijkberichten en nieuwsbrieven;
• bij het invullen van vragenlijsten.

2. Algemeen

Algemeen geldt dat we aansluiten op de Privacyverklaring van de Gemeente Utrechtse Heuvelrug en we als gemeente verantwoordelijk zijn voor deze website en alle gegevens over u die we verzamelen. We gaan vertrouwelijk met alle gegevens om, deze worden niet aan derden verstrekt als dit hieronder niet is vermeld of u daar niet expliciet toestemming voor heeft gegeven.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) geeft u verschillende rechten:

1. U kunt ons altijd om inzage, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens vragen (artikel 15, 16 respectievelijk 17 van de AVG)
2. U kunt vragen om uw gegevens niet langer te gebruiken of op te slaan (artikel 18 AVG)
3. U kunt bij de gemeente bezwaar maken tegen de verwerking (artikel 21 AVG) en u kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat is de toezichthouder op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens (artikel 57 lid 1 onder f AVG).

Heeft u vragen over de opgeslagen gegevens? Neem dan contact op met duurzaamheid@heuvelrug.nl onder vermelding van heuvelrugdoetmeer.nl.

Heuvelrugdoetmeer.nl

We verzamelen bijna alle gegevens via heuvelrugdoetmeer.nl. De software van deze website is niet van de gemeente, maar van een derde partij: Mett. De gemeente heeft met Mett een zogenaamde verwerkersovereenkomst gesloten, om te waarborgen dat Mett zich aan de regels houdt die gelden voor het verwerken van persoonsgegevens. Mett gebruikt uw persoonsgegevens om de website te beheren en te optimaliseren. De software van Mett staat op eigen servers in Nederland.

Mett heeft een bewerkersovereenkomst afgesloten met Google. De gegevens die we in Google Analytics verzamelen worden geanonimiseerd en versleuteld. Het zogeheten ‘delen van gegevens’ met Google staat uit. Tot slot gebruiken wij de Analytics-cookies niet in combinatie met andere diensten van Google.

3. Account heuvelrugdoetmeer.nl

Om via dit platform te kunnen reageren en informatie te zien die bedoeld is voor een specifieke groep inwoners (community), moet u een account aanmaken.

We verwerken hiervoor de volgende persoonsgegevens:

• Naam (voornaam + achternaam)
• E-mailadres
• Straat en/of huisnummer en/of postcode (nodig om u toe te voegen aan de juiste community)
• Wachtwoord (nooit zichtbaar en raadpleegbaar door anderen)
• IP-adres
• Uw activiteiten op heuvelrugdoetmeer.nl (bijvoorbeeld reacties, uploaden bestanden)

Deze persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor de volgende doelen:

1. om optimaal te kunnen samenwerken en kennis te delen met andere gebruikers op heuvelrugdoetmeer.nl;
2. om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen binnen de community op heuvelrugdoetmeer.nl;
3. om informatieaanvragen van u binnen deze community op heuvelrugdoetmeer.nl te kunnen afhandelen;
4. om de website heuvelrugdoetmeeer.nl optimaal te laten functioneren.

Na registratie en inloggen kunt u uw gegevens zelf beheren op de pagina Profiel. U kunt uw profiel aanvullen met extra persoonsgegevens. Als u dat doet, worden deze ook verwerkt op deze website.

Uw registratiegegevens en aanvullende profielgegevens worden bewaard totdat u deze gegevens wijzigt of totdat u uw profiel verwijdert. Uw profiel wordt ook verwijderd als de website heuvelrugdoetmeer.nl wordt opgeheven. In plaats van het account zelf te verwijderen kunt u ook een verzoek tot verwijdering sturen naar duurzamewijk@heuvelrug.nl. Uw account wordt dan binnen 14 dagen verwijderd.

4. Aanmelden (toekomstige) activiteiten en interesselijsten

Om u te kunnen aanmelden voor (toekomstige) activiteiten of interesselijsten bevat de website heuvelrugdoetmeer.nl diverse formulieren. We verwerken hiervoor de volgende persoonsgegevens:

• Naam (voornaam + achternaam)
• Bedrijfsnaam/organisatie
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Straat en/of huisnummer en/of postcode

Deze persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor de volgende doelen:

1. om u te informeren over een (toekomstige) activiteit;
2. om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen rondom de (toekomstige) activiteit;
3. om te checken of u aanwezig bent tijdens een activiteit (deelnemerslijst);
4. om de website heuvelrugdoetmeer.nl optimaal te laten functioneren;
5. om bij te houden wie we bereiken met onze activiteiten. We houden hiervoor per woonadres bij aan welke activiteiten is deelgenomen. Dit doen we:

• om te bepalen hoeveel mensen we in totaal bereiken;
• bij het vaststellen van de doelgroep voor nieuwe activiteiten: wie willen we bereiken versus wie hebben we bereikt?
• om maatwerk te leveren aan u: als we weten dat u heeft deelgenomen aan een activiteit kunnen we u bijvoorbeeld uitnodigen voor een vervolgactiviteit. U ontvangt zo minder en meer gerichte informatie.

Maximaal 6 maanden na afloop van de activiteit of het afsluiten van een interesselijst verwijderen we zoveel mogelijk van de door u ingevulde gegevens (inclusief deelnemerslijst). Deze zijn niet langer nodig voor doel 1 t/m 4. Voor doel 5 bewaren we uw woonadres of, als u deze niet heeft ingevuld, uw e-mailadres.

Heeft u uw gegevens gedeeld in het kader van de Duurzame wijk? Uw gegevens worden dan volledig verwijderd binnen een jaar nadat uw wijk van het gas af is, of binnen een jaar nadat het project Duurzame wijk om een andere reden vroegtijdig is beëindigd. Of eerder op uw eigen verzoek.

Heeft u uw gegevens gedeeld in het kader van het Lokaal Klimaat Akkoord? Uw gegevens worden dan volledig verwijderd binnen een jaar nadat het Lokaal Klimaat Akkoord is beëindigd. Of eerder op uw eigen verzoek.

5. Bewonersbrieven, wijkberichten en nieuwsbrieven

Inwonersbrieven en wijkberichten worden in het kader van de Duurzame wijk en het Lokaal Klimaat Akkoord periodiek aan specifieke groepen inwoners gestuurd. Bijvoorbeeld aan alle inwoners van een Duurzame wijk. We doen dit om alle betrokkenen te informeren over lopende projecten. U kunt op heuvelrugdoetmeer.nl, tijdens activiteiten en bij andere contactmomenten, aangeven deze informatie liever digitaal dan per post te ontvangen.

Daarnaast kunt u zich op heuvelrugdoetmeer.nl, tijdens activiteiten en bij andere contactmomenten inschrijven voor nieuwsbrieven.

We verwerken hiervoor de volgende persoonsgegevens:

• Naam (voornaam + achternaam)
• E-mailadres
• Straat en/of huisnummer en/of postcode
• IP-adres

Deze persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor de volgende doelen:

1. om gedrukte nieuwsbrieven per post op naam aan u te verzenden;
2. om digitale bewonersbrieven, wijkberichten en nieuwsbrieven per e-mail aan u te verzenden; 
3. en om u af te melden voor bewonersbrieven of wijkberichten per post;
4. om de website heuvelrugdoetmeer.nl optimaal te laten functioneren.

Heeft u uw gegevens gedeeld in het kader van de Duurzame wijk? Uw gegevens worden dan volledig verwijderd binnen een jaar nadat uw wijk van het gas af is, of binnen een jaar nadat het project Duurzame wijk is beëindigd. U kunt ook zelf aangeven de informatie niet langer te willen ontvangen door een e-mail te sturen naar duurzamewijk@heuvelrug.nl. In de mail geeft u aan welke informatie u niet meer wilt ontvangen. Uw gegevens worden binnen 14 dagen verwijderd.

Heeft u uw gegevens gedeeld in het kader van het Lokaal Klimaat Akkoord? Uw gegevens worden dan volledig verwijderd binnen een jaar nadat het Lokaal Klimaat Akkoord is beëindigd. U kunt ook zelf aangeven de informatie niet langer te willen ontvangen door een e-mail te sturen naar duurzaam@heuvelrug.nl. In de mail geeft u aan welke informatie u niet meer wilt ontvangen. Uw gegevens worden binnen 14 dagen verwijderd.

Heeft u zich aangemeld voor de gemeentelijke nieuwsbrief over duurzaamheid ‘Samen Duurzaam Doen’? Uw gegevens worden dan volledig verwijderd binnen een jaar nadat de nieuwsbrief is opgehouden te bestaan. U kunt ook zelf aangeven de nieuwsbrief niet langer te willen ontvangen door een e-mail te sturen naar duurzaam@heuvelrug.nl. In de mail geeft u aan dat u de nieuwsbrief ‘Samen Duurzaam Doen’ niet meer wilt ontvangen. Uw gegevens worden binnen 14 dagen verwijderd.

6. Vragenlijsten

We delen regelmatig vragenlijsten op heuvelrugdoetmeer.nl. Deze vragenlijsten hebben als doel uw behoefte te peilen en informatie te verzamelen over uw bedrijf, woning en/of leefomgeving.

We verwerken hiervoor de volgende persoonsgegevens:

• (Bedrijfs) Naam
• Straat en/of huisnummer en/of postcode
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• IP-adres

Deze persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor de volgende doelen:

1. om informatie op te halen over de aanwezige (kennis)behoefte;
2. om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen of gemaakte opmerkingen in de vragenlijst;
3. om u op basis van de gegeven antwoorden toe te voegen aan specifieke interesselijsten^*;
4. om u aan te melden voor (digitale) nieuwsbrieven en wijkberichten^*;
5. om u te benaderen en te informeren over een specifiek project, zoals Duurzame wijk of het Lokaal Klimaat Akkoord^*;
6. om informatie over uw woning^** en/of leefomgeving te verzamelen en te koppelen aan uw adres. Deze informatie gebruiken we:
   • om maatwerk te leveren: als we weten dat veel woningen in een gebied bijvoorbeeld nog geen glasisolatie hebben kunnen we activiteiten organiseren die zich speciaal daarop richten;
   • om te monitoren hoever we zijn in de richting van het doel om in 2050 een gasvrije gemeente te zijn (Duurzame wijk).
7. om de website heuvelrugdoetmeeer.nl optimaal te laten functioneren.

^* Uw gegevens worden alleen gebruikt voor doel 3 t/m 5 als u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven in de vragenlijst. Uw persoonsgegevens worden dan voor doel 3 en 4 verwerkt zoals beschreven onder respectievelijk Aanmelden (toekomstige) activiteiten en interesselijsten en Bewonersbrieven, wijkberichten en nieuwsbrieven.

^** Woningkenmerken, zoals welke delen van uw woning geïsoleerd zijn, zijn geen persoonsgegevens en vallen daarom niet onder de AVG. 

Periodiek (bij doorlopende vragenlijsten) of bij sluiting van de vragenlijst worden de resultaten verwerkt. Vragen en opmerkingen die om een reactie vragen worden in behandeling genomen. Daarna worden uw persoonsgegevens verwijderd. Dit betekent dat de resultaten van de vragenlijst zonder uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer worden opgeslagen. Dit gebeurt maximaal 6 maanden nadat u de vragenlijst heeft ingevuld.

Heeft u aangegeven dat de gemeente u mag benaderen en informeren over een project (doel 5), dan blijft deze toestemming staan tot u deze intrekt of tot maximaal een half jaar na beëindiging van het project.  U kunt deze toestemming op elk moment intrekken middels een mail aan duurzamewijk@heuvelrug.nl. Vermeld hierbij om welk project het gaat.